最後更新時間： 2025 年 11 月 17 日
誰最需要一套輕量但能用的 Notion CRM？
自由接案者 / 一人公司
想簡單追蹤每個報價案件的進度，不想再開 Excel 或額外買專案管理軟體。
中小企業主或團隊主管
想用一個清楚但簡單的圖表頁面，就能看到報價金額、成交狀況。
內部行政、助理或專案協作團隊
希望統一使用工具、降低教育訓練成本，讓團隊都能看懂及操作。
如果你曾經因為 CRM 系統太貴、報表太複雜、或多人協作難整合而頭痛，使用 Notion 打造員工內部系統其實是一個很好的解決方式。
為什麼越來越多團隊開始用 Notion 取代傳統 CRM？
傳統 CRM 模組費用太高、太複雜
許多 CRM 系統需要加購模組或找工程師客製欄位，但對於小公司或接案者來說，這樣的維護成本其實不必要。用 Notion 就能自己打造一套「輕量型 CRM」，靈活又省錢。
統一工具，讓團隊更好上手
並不是每個人都熟悉多套系統。如果能把報價追蹤、客戶資料、專案進度統整在同一個平台，教育訓練成本會低很多，也更容易維護。
Notion 的圖表與視覺化功能夠用又直覺
利用內建的資料庫與圖表樣式（如柱狀圖、環狀圖），你可以直接在頁面上看到「報價金額」、「成交率」、「未來 3 個月成交清單」。主管或老闆開會時，只要開這一頁就能立刻掌握全貌。
一套好用的 Notion CRM 應該有哪些關鍵模組？
| 區塊名稱 | 功能重點 |
|---|---|
| 報價統計圖表 | 自動統計近 3 個月報價總額、成交金額、成交率，利用環狀圖直接顯示金額。 |
| 未來三個月成交清單 | 依預估成交日期排序，提前掌握 3 個月即將成交案件。 |
| 更新報價進度 | 依看板顯示案件狀態（提供報價 / 安排拜訪DEMO / 客戶上呈簽核 / 議價階段）。 |
| 訂單成交狀況 | 顯示已成交案件列表，包含實際成交日期、成交金額，以計算成交率。 |
| NG 案件列表 | 整理未成交原因（例如預算不足、評估暫緩），方便討論對應策略。 |
這些功能雖然簡單，但足以滿足中小企業的日常追蹤需求。
如何免費取得這套 Notion CRM 模板？
想要練習使用 Notion，建議可以依照接下來的詳細步驟一步一步跟著做，進而一邊思考公司內部流程，一邊修改成自己所需的頁面及欄位。
若真的沒有時間學習，需要快速導入此現成模板做使用，只要在下方輸入 E-mail，我就會將此模板送給你，讓你可以快速跟老闆提案這個好用的模板!
開啟後只要按右上角的「Duplicate」即可複製到自己的 Notion 個人空間。無論你是個人使用還是團隊協作，都可以自由修改、擴充欄位。
Notion CRM 要怎麼建立？
如何建立 CRM 的主頁？
Step 1｜打開 Notion，在左邊側邊欄工作區名稱旁，點選建立新頁面按鈕，或是直接按下快捷鍵 Ctrl+N 新增空白頁面。
Step 2｜命名 Notion 頁面「業務報價追蹤」，也可以新增圖示、封面，看起來更有專業度。
怎麼建立 CRM 的核心資料庫？
稍後我們會利用連結資料庫的功能，去設定篩選及需要顯示的欄位，讓頁面可以保持簡單明瞭，又不會動到原始資料庫設定。
通常核心資料庫可以放在最下方或是其他同仁較不易看到的地方，並用摺疊列表收起來。
Step 1｜輸入 /摺疊列表，打上「核心資料庫 (請勿隨意更動及刪除!!)」
Step 2｜在核心資料庫摺疊列表下輸入 /資料庫 – 整頁
Step 3｜新增 2 個整頁式資料庫，命名「客戶資料庫」、「報價明細資料庫」
Step 4｜開始設定每個資料庫所需要的屬性。
如果公司自有運作 CRM 系統，這邊建議不需把客戶所有資料都放上去，可以思考重點要分類統計的資料。
例如：老闆想要看每個產業這一季的所有案子進度，哪個產業的金額或案子比較少，下一季應該需要加強開發該產業客戶。 這時候報價追蹤頁面「產業」這個屬性就會需要維護。
客戶資料庫屬性設定
| 屬性名稱 (可自行增減) | 類型 |
|---|---|
| 客戶名稱 | title (標題) |
| 通路別 | 單選 (選取) |
| 地區 | 單選 (選取) |
| 產業 | 單選 (選取) |
| 報價單 | 關聯 (報價明細資料庫) |
Step 5｜與報價資料庫建立「關聯欄位」，方便查詢歷史紀錄。
報價明細資料庫屬性設定
| 屬性名稱 (可自行增減) | 類型 |
|---|---|
| 報價單/案件名稱 | title (標題) |
| 客戶名稱 | 關聯 (客戶資料庫) |
| 追蹤狀態 | 狀態 |
| 來源別 | 單選 (選取) |
| 業務 | 單選 (選取) / 人員 |
| 報價日期 | 日期 |
| 報價總額 | 數字 |
| 預計成交日期 | 日期 |
| 最後成交日期 | 日期 |
| 最終成交總額 | 數字 |
| NG 原因 | 多選 |
進階設定欄位：
| 屬性名稱 | 類型 | 公式設定 |
|---|---|---|
| 成交率 | 公式 (設定若狀態為收到訂單，則成交率 100%) | if(追蹤狀態 == “收到訂單”, 1, 0) 數字格式改為百分比 |
如何在 Notion 製作報價統計圖表？
Notion 免費版僅可製作 1 個圖表，如果需要製作 2 個以上圖表，則建置頁面的帳號需升級至 Plus 版，這邊就先把模板中 3 個圖表設定方式步驟提供給大家，可以自行根據公司所需而調整喔!
近 3 個月報價金額環形圖
Step 1｜在空白行輸入 /環形圖
Step 2｜選擇現有來源「報價明細資料庫」，設定圖表
Step 3｜設定圖表屬性
| 設定屬性 | 設定名稱 |
|---|---|
| 圖表名稱 | 近3個月報價金額 |
| 顯示內容 | 報價日期 (月) |
| 每片代表 | 報價總額 (總和) |
| 顏色 | 可根據喜好設定 |
| 篩選 | 報價日期 (相對於今天過去3個月) |
| 更多樣式選項 | 可根據喜好設定 |
近 3 個月成交金額環形圖
與上方圖表差異，將每片代表改為「最後成交金額 (總和)」
快速小 Tips：可以複製上一個圖表修改設定
HOW：滑鼠移到圖表左邊會出現 + 及 6個灰點符號，點下符號，點選「建立複本」
近3個月成交率環形圖
與上方圖表差異，每片代表改為成交率 (平均數)
如何建立未來 3 個月的成交預測清單？
Step 1｜空白處新增標題 未來 3 個月成交清單
Step 2｜按下 Enter 鍵 新增下一行輸入 /連結 或是 /link database ，選擇「資料來源地連結瀏覽模式」
Step 3｜將資料庫標題、欄位隱藏，讓整個頁面保持簡潔
區塊定義：只顯示未來 3 個月有可能成交的案件，讓業務們衝刺去追蹤這些案子，盡快達標。
Step 4｜設定排序欄位：預計成交日期->升序，確認最近會成交的案件
Step 5｜篩選預計成交日期相對日期未來 3 個月
如何打造報價進度看板？
Step 1｜空白處新增標題 更新報價進度
Step 2｜按下 Enter 鍵 新增下一行輸入 /連結 或是 /link database ，選擇「資料來源地連結瀏覽模式」
Step 3｜選擇現有來源「報價明細資料庫」
Step 4｜在資料庫設定， 版面配置改為看板
Step 5｜修改屬性能見度，顯示卡片重要資訊，這邊一樣可根據需求自行調整喔!
這樣業務可以直接拖曳案子進度，點選卡片可更新欄位資料。
Step 6｜篩選追蹤狀態：為了這個區塊保持只顯示成交前案件狀態，避免所有案件都擠在這區塊導致太長。
如何製作訂單成交狀況區塊？
Step 1｜空白處新增標題 訂單成交狀況
Step 2｜按下 Enter 鍵 新增下一行輸入 /連結 或是 /link database ，選擇「資料來源地連結瀏覽模式」
Step 3｜選擇現有來源「報價明細資料庫」
區塊定義：一目了然已成交案子，可以根據不同職掌分配不同維護區塊
例如：業務主要在外面跑案子，由業務祕書處理內勤工作，當祕書收到訂單後，就可以直接維護案件狀態為收到訂單、最終成交金額。
資料庫透過篩選，就可以在更改狀態的當下，案件自動跑到本區塊，也不會讓上一個報價進度區塊拉太長
Step 4｜將資料庫標題、欄位隱藏，讓整個頁面保持簡潔
Step 5｜篩選報價追蹤狀態：收到訂單
NG 案件要怎麼分類與追蹤？
Step 1｜空白處新增標題 NG 案件
Step 2｜按下 Enter 鍵新增下一行輸入 /連結 或是 /link database ，選擇「資料來源地連結瀏覽模式」
Step 3｜選擇現有來源「報價明細資料庫」
Step 4｜將資料庫標題、欄位隱藏，讓整個頁面保持簡潔
Step 5｜篩選報價追蹤狀態：NG 結案
為什麼要分這麼多區塊? 設定篩選?
- 內部會有不同職位、職掌：例如：老闆、業務、業務祕書；看的角度不同，需要維護的地方不同，把區塊分開來將不必要的欄位隱藏，利用篩選的方式可以減少拖拉看所有欄位保持頁面簡潔。
- 專注在每個案件狀態：開會時根據每個區塊去安排報告的順序，更聚焦案件需要協助的地方以及需要衝刺追蹤的案件
如何新增報價案件狀態？
Step 1｜在更新報價進度看板，點選「+ 新頁面」，打上相關欄位資料
如何變更報價案件狀態？
成交前：將卡片直接拖拉目前進度，如果有預計成交日期也可在卡片中維護。
案件成交：點選卡片，更新追蹤狀態「收到訂單」、最後成交日期、最後成交總額。該案件也會自動跑到訂單成交狀況區塊
案件 NG 結案：點選卡片，更新追蹤狀態「NG 結案」、選擇 NG 原因
如何複製 Notion CRM 業務報價追蹤模板?
- 點擊模板頁面右上角「Duplicate / 建立複本」
- 選擇要放入的 Notion 工作區
- 根據公司需求調整欄位與篩選條件
- 邀請團隊成員並設定權限，即可開始使用
小提醒：若是多人協作，建議由一人使用付費版即可，其他成員用免費帳號也能共同編輯。
結語
Notion 不只是筆記工具，而是一個能被靈活運用的「資料管理系統」。只要懂得設定資料庫、關聯與圖表，你也能打造出屬於自己公司的輕量 CRM。
這份 Notion CRM 報價追蹤模板是我實際在公司內部導入後簡化成大家可以適用的版本，希望能讓更多中小企業、接案者省去繁瑣的報表整理時間，用更簡單的方式，清楚掌握每一筆報價與成交狀況。
如果你還對於 Notion 功能沒有這麼熟悉，這邊推薦給你一個很棒的課程：Notion 實戰課程：打造專屬數位工作術！在一開始學習 Notion 時，就是透過這個課程了解基本功能以及概念，雖然目前 Notion 有很多功能已經更新，但用這個課程當作初階入門學習絕對是很值得的。
